Wat is process mining?

Het verschil tussen het proces op papier en het proces in de praktijk

Vrijwel elke organisatie heeft haar processen ergens beschreven. In een handleiding, een flowchart, een kwaliteitshandboek. Vraag een willekeurige medewerker of het zo werkt en u krijgt zelden een volmondig ja. Mensen vinden omwegen. Systemen gedragen zich anders dan de leverancier beloofde. Uitzonderingen die ooit als uitzondering begonnen, zijn inmiddels de gebruikelijke route. Niemand heeft dat opgeschreven, want het gebeurde geleidelijk. Process mining dicht dat gat. Het is een analysetechniek die de data gebruikt die uw IT-systemen toch al vastleggen, om te reconstrueren hoe processen daadwerkelijk verlopen. Geen aannames, geen interviews. Wat er in de systemen staat.

Hoe process mining werkt

Elk IT-systeem houdt bij wanneer er iets gebeurt. SAP registreert wanneer een inkooporder is aangemaakt, wie hem goedkeurde en wanneer de factuur binnenkwam. Uw CRM legt vast wanneer een offerte de status “verstuurd” kreeg. Die registraties heten event logs.

Een event log heeft vier elementen nodig:

• Een case-ID: het object dat door het proces beweegt, bijvoorbeeld factuurnummer 2026-04871.

• Een activiteit: wat er gebeurde, bijvoorbeeld “factuur goedgekeurd”.

• Een tijdstempel: wanneer dat gebeurde, tot op de seconde.

• Een uitvoerder: welke gebruiker of welk systeem de stap uitvoerde.

Process mining-software zoals Celonis leest die logs en bouwt er een procesmodel van. Het resultaat is een kaart: alle routes die uw facturen, orders of aanvragen in werkelijkheid afleggen, inclusief de lussen, de terugsprongen en de doodlopende paden.

In die kaart ziet u meteen hoeveel varianten er bestaan, waar de doorlooptijd oploopt, welke stappen worden overgeslagen en hoeveel gevallen de afwijkende route nemen. Organisaties die dit voor het eerst zien, ontdekken vaak tientallen tot honderden varianten in een proces waarvan ze dachten dat het er drie had.

Waarin process mining verschilt van traditionele procesanalyse

De klassieke aanpak is een reeks workshops. U verzamelt de betrokkenen, tekent het proces op een whiteboard en gaat aan de slag met wat daaruit komt.

Daar zitten drie problemen aan. Het kost weken aan agenda’s. Het levert een beeld op van wat mensen denken dat ze doen. En de mensen die de meeste uitzonderingen afhandelen, zitten zelden in de zaal.

Process mining analyseert honderdduizenden gevallen tegelijk en kent geen selectief geheugen. Het toont ook de route die één keer per maand voorkomt en toch dertig procent van de vertraging veroorzaakt.

Dat betekent niet dat u geen workshops meer nodig heeft. Process mining vertelt u wat er gebeurt; uw medewerkers vertellen u waarom. De combinatie werkt beter dan elk van beide apart. De workshop is alleen een stuk korter en scherper als u met feiten aan tafel komt.

Toepassingen in de praktijk

Procure-to-Pay (inkoop tot betaling). Waar lopen facturen vertraging op, welke goedkeuringen worden overgeslagen en bij welke leveranciers wijkt de prijs af van de afspraak? Een veelvoorkomende vondst: een deel van de facturen wordt te laat betaald, waardoor betalingskortingen worden misgelopen. Dat is direct in euro’s uit te drukken.

Order-to-Cash (order tot ontvangst). Waar blijven orders hangen, welke kredietlimieten worden overschreden en welke klantgroepen krijgen structureel later geleverd dan afgesproken? ERP-migraties. Voordat u overstapt, vastleggen hoe processen nu werkelijk lopen. Zonder dat beeld ontwerpt u het nieuwe systeem op een ideaalplaatje. Hierover leest u meer in ons artikel over process mining bij ERP-migraties. Compliance en audit. In plaats van steekproeven op basis van dossiers, objectief bewijs uit systeemdata. U kunt exact aantonen in welk deel van de gevallen het vierogenprincipe is nageleefd, en welke gevallen de uitzondering vormden.

Voorbereiding op AI. AI heeft schone data en een heldere proceskaart nodig. Process mining levert beide. Zonder die stap traint u een model op uw eigen rommel.

Wat process mining niet is

Het is geen monitoringtool voor medewerkers. Zodra medewerkers het gevoel krijgen dat ze individueel worden afgerekend op basis van event logs, verdwijnt het draagvlak, en daarmee de kans op verbetering. Analyseer op procesniveau en spreek dat vooraf af met de ondernemingsraad. Het is ook geen eindpunt. De kaart is een diagnose. Een diagnose alleen verandert niets aan de doorlooptijd van uw inkoopproces. Van inzicht naar resultaat Bij Dex-IT stopt het niet bij het rapport. Process mining, BPM-automatisering en AI zijn bij ons drie stappen van dezelfde route: meten wat er gebeurt, het proces herinrichten en automatiseren, en pas daarna intelligentie toevoegen waar dat aantoonbaar iets oplevert. Lees verder over hoe process mining en BPM elkaar versterken, of bekijk onze aanpak van process mining.