Process mining en BPM: verschil en combinatie

Twee disciplines die elkaar nodig hebben

Process mining en Business Process Management worden geregeld door elkaar gehaald, of als alternatieven voor elkaar gepresenteerd. Dat klopt niet. Ze doen iets verschillends, en ze werken echt goed samen.

De kortste samenvatting: process mining stelt de diagnose, BPM voert de behandeling uit.

Wie alleen process mining inzet, krijgt een prachtig rapport en verandert niets. Wie alleen BPM inzet, automatiseert processen zonder te weten of dat de juiste processen zijn. Dat laatste is de duurdere fout van de twee.

Wat process mining doet

Process mining is een analysetechniek. Het gebruikt event logs uit uw systemen om te reconstrueren hoe processen werkelijk verlopen. De uitkomst is inzicht: knelpunten, afwijkingen en varianten, zichtbaar gemaakt op basis van data in plaats van meningen.

Het is diagnostisch van aard. Het verandert niets aan het proces zelf; het beschrijft het.

Wat BPM doet

Business Process Management is tegelijk een discipline en een technologie. Als discipline gaat het over het ontwerpen, bewaken en verbeteren van processen. Als technologie gaat het over software zoals Bizagi, Camunda of IBM BAW, die procesmodellen omzet in werkende workflows.

Een BPM-engine bepaalt wie welke taak krijgt, welke stap volgt op welke uitkomst, wanneer er wordt geëscaleerd en waar automatisch wordt afgehandeld. Het is de uitvoerende laag.

Waarom u beide nodig heeft

Een concreet scenario. Process mining laat zien dat uw inkoopproces gemiddeld 12 dagen duurt, terwijl de norm 5 dagen is. De analyse wijst uit dat het grootste deel van de vertraging ontstaat in één stap: de tweede goedkeuring, waar aanvragen blijven liggen omdat er geen herinnering wordt verstuurd.

U weet nu waar het misgaat. Maar het inzicht lost het niet op. Zonder een engine die de escalatie uitvoert, de herinnering verstuurt en de kleine bedragen automatisch afhandelt, blijft de bevinding een sheet in een presentatie.

Andersom is het risico even reëel. Stel dat u dat goedkeuringsproces automatiseert zonder eerst te meten. Dan automatiseert u ook de dubbele controle die ooit na één incident is ingevoerd en sindsdien niets meer heeft opgeleverd. U maakt het proces sneller en houdt de onzin in stand. Een slecht proces automatiseren levert een slecht proces op dat sneller gaat.

Process mining vóór BPM geeft richting. BPM na process mining geeft resultaat.

De verbetercyclus

De echte winst ontstaat als beide disciplines structureel samenwerken, niet als eenmalig project maar als doorlopende cyclus:

1.         Meten. De process mining-laag registreert continu hoe processen verlopen en signaleert afwijkingen zodra ze optreden.

2.         Analyseren. Bevindingen worden gekoppeld aan de procesmodellen in de BPM-engine, zodat duidelijk is welke modelstap de afwijking veroorzaakt.

3.         Bijsturen. De engine past de route aan of triggert een actie zodra een drempel wordt overschreden. Denk aan: automatisch escaleren zodra een aanvraag langer dan 48 uur stilstaat.

4.         Herhalen. De cyclus draait door, zonder dat er elk kwartaal een nieuw verbeterproject hoeft te worden opgetuigd.

Dit is wat wij bedoelen met verbeteren als vaste competentie in plaats van als project. Het vraagt aan de voorkant meer inrichting, en daarna aanzienlijk minder aandacht.

Wat AI hieraan toevoegt

AI is de derde laag, en pas zinvol als de eerste twee staan. Waar process mining meet en BPM uitvoert, kan een model voorspellen: welke cases waarschijnlijk de deadline gaan missen, welke facturen een handmatige correctie nodig hebben, welke aanvragen om extra controle vragen.

De BPM-engine handelt daar dan proactief op, voordat het probleem zich voordoet. Wanneer dat loont en wanneer niet, leest u in ons artikel over AI in bedrijfsprocessen.

Waar u begint als u beide wilt inzetten

Begin klein en afgebakend. Eén proces, bij voorkeur eentje met veel volume en zichtbare irritatie: inkoop tot betaling is bij de meeste organisaties de logische eerste keuze.

Een werkbare volgorde in vier stappen:

1.         Ontsluit de event logs van dat ene proces. Dit kost meestal meer tijd dan de analyse zelf, dus plan er ruimte voor in.

2.         Analyseer en selecteer. Kies uit de bevindingen twee of drie knelpunten die samen het grootste deel van de vertraging veroorzaken. Alles tegelijk aanpakken is de klassieke manier om niets af te maken.

3.         Bouw de oplossing in de BPM-engine. Beperk u tot die twee of drie punten, en lever binnen enkele weken iets werkends op.

4.         Meet opnieuw. Gebruik dezelfde analyse om aan te tonen wat er is veranderd. Dat cijfer is uw argument voor de volgende stap, en het enige waar een directie werkelijk gevoelig voor is.

Na die eerste ronde heeft u niet alleen een verbeterd proces, maar ook een werkwijze die u op het volgende proces kunt loslaten.